Bienvenido a Ofimática y Proceso de la información

Blog de apoyo al Módulo de Administración y Finanzas y de Asitencia a la Dirección del Colegio Salesiano San José.

Aprenderemos a usar un paquete ofimático

Es decir un procesador de textos, una hoja de cálculo, un programa de presentaciones y una base de datos.

Aprenderemos a utilizar Internet:

Búsquedas avanzadas, correo electrónico, contrastar información fiable y el uso seguro y legal de la Red de redes.

También nos iniciaremos en el fascinante mundo de la edición de videos

Y todo con el ánimo de ser un buen profesional que maneje el ordenador como su herramienta de trabajo.

Bienvenido a este blog

Este blog nace como apoyo y guía de las clases del Módulo de Ofimática y Proceso de la Información de los Ciclos de Grado Superior de Asistencia a la Dirección y de Administración y Finanzas del Colegio Salesiano San José de Salamanca.

jueves, 2 de junio de 2016

EXCEL: DATOS Y GRÁFICOS

EXCEL: DATOS Y GRÁFICOS

Excel permite trabajar con grandes cantidades de datos a través de Filtros, Subtotales y Tablas Dinámcias.

A su vez, este programa permite realizar todo tipo de gráficos.

En los siguientes vídeos podrás repasar los procesos básicos de estos conceptos.


ELABORACIÓN DE GRÁFICOS

SUBTOTALES

FILTROS

SUBTOTALES Y FILTROS AVANZADOS.

TABLAS DINÁMICAS.

TABLAS DINÁMICAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS.

domingo, 8 de mayo de 2016

EXCEL: ESTUDIEMOS BIEN, PRACTIQUEMOS MEJOR.

A continuación os dejo Tutoriales de youtube sobre las principales funciones que vamos viendo a lo largo de las clases.

Verlos, practicarlos, "hacerlos vuestros" e ir estudiando poco a poco pero sin pausa.

Suerte y Ánimo.

FORMATO DE CELDAS.


FUNCIÓN SÍ.


FORMATO CONDICIONAL.


FÓRMULAS CONTAR / CONTAR.SI


FUNCIONES: BUSCARV y BUSCARH


VALIDACIÓN DE DATOS




martes, 19 de abril de 2016

EXCEL TEÓRICO

EXCEL TEÓRICO

El programa Microsoft EXCEL es una hoja de cálculo al menos en su definición.
Sin embargo engloba un potencial muy superior a la hora de trabajar en una oficina.
Puede decirse para los Ciclos de Administración y Finanzas es el programa más importante y que mejor hay que dominar sin duda alguna, siendo su potencial en varios campos del trabajo diario de un administrativo practicamente ilimitado porque en realidad uno nunca puede llegar a dominar por completo este programa y ni mucho menos hacerse una idea de lo que es capaz. Incluso dominándolo plenamente sus posibilidades de adaptar cálculos, diseño de documentos, formatos de gráficos, filtrado de grandes cantidades de datos y la versatilidad de las hojas dinámicas hacen que pueda servir prácticamente para cualquier necesidad o problema que surja en la oficina.

Vamos a aprenderlo lo mejor posible, y de hecho dividiremos su estudio en varias partes:

  • Excel Dibujo: porque nos permite realizar el diseño de cualquier documento de oficina (albarán, factura, recibo, table, etc...)
  • Excel Cálculo: donde aprenderemos varias de las funciones más potentes para la empresa.
  • Excel Gráficos: donde veremos toda su capacidad para expresar gráficamente datos ordenados por tablas.
  • Excel Dinámico: donde manejaremos las tablas y gráficos dinámicos.
  • Excel Datos: donde nos sumergiremos en todo el potencial de este programa para gestionar grandes cantidades de datos.
Lo primero va a ser aproximarnos teóricamente a este programa para conocer su interface.

Se indican varios enlaces en PDF tremendamente buenos para ello:

1. Inicio: como trabajar con excel.

2. Avanzamos: como realizar cálculos con excel.

3. TODO Excel teórico. Incluso apuntes de Excel 2010.


Por último dejo el enlace a tres blogs diversos sobre Excel, donde uno se puede dar cuenta de hasta que punto por más que pueda alguien manejar este programa sus posibilidades son prácticamente ilimitadas.






domingo, 10 de abril de 2016

Correo: OUTLOOK EXPRES

OUTLOOK EXPRESS:

Microsoft Outlook es una aplicación de gestión de correo, así como agenda personal, que nos permite la comunicación con miles de personas en todo el mundo a través de mensajes electrónicos.
Su potencial esta basado en que con este gestor de emails se puede:
  • Administrar varias cuentas de correo electrónico desde un único lugar. Puede administrar fácilmente los mensajes de correo electrónico de varios buzones. Nos permite sincronizar varias cuentas de correo electrónico de servicios como Hotmail, Yahoo, Gmail o de prácticamente cualquier otro proveedor. Veremos todos los emial desde una única ventana.
  • Administrar fácilmente grandes volúmenes de correo electrónico y Personalizar tareas comunes en comandos de un solo clic. Nos permite organizar por carpetas y a nuestro gusto todos los emails tanto en función del correo que usemos como del propio remitente del mismo.
  • Búsquedas para encontrar fácilmente lo que requiere.
  • Crear mensajes de correo electrónico que llamen la atención con fondos, firmas atractivas, etc ya que disponemos de la edición de los programas de Office.

Las instrucciones que veremos este año en el primer curso tanto para Administración y Finanzas como para Asistencia a la Dirección son solamente las siguientes:
  1. Configurar cualquier cuenta de correo electrónico para poder mandar y recibir mensajes desde el Outlook Express –tanto activando su POP como configurándola en el Outlook)
  2. Asegurarse que quedan de los mensajes en el servidor de correo original.
  3. Mandar un mensaje a alguien llamado primero@primero.com, y el mismo mensaje con copia oculta a segundo@segundo.es
  4. Que diferencia hay entre CC y CCO y Para.
  5. Poner el formato de letra deseado para respuestas y para envíos.
  6. Seleccionar un fondo para enviar un correo con dicho fondo.
  7. Establecer una firma que salga en todos los emails con el siguiente esquema:
    1. nombre y apellidos
    2. Asesora Económica ADFI  
    3. C/ Tranquilidad 91
    4. 37006 Salamanca
    5. 923 33 58 78
  8. Programar Outlook para que todos los mensajes salgan enviados sin ninguna falta ortográfica.
  9. Explicar las maneras que conoces de incorporar contactos a la libreta de direcciones.
  10. Elaborar una tarjeta de presentación…
  11. Poner en la firma de un mensaje la tarjeta de presentación de un contacto.
  12. Exportar  e importar un archivo de Excel los contactos de la libreta de direcciones los emails que hay en él.
  13. Crea una carpeta en la bandeja de entrada con tu nombre y asigna la llegada en exclusiva de tus correos con la regla correspondiente.
  14. Hacer que los mensajes de una persona o institución lleguen a una determinado carpeta.
  15. Crea un grupo de correo o lista de distribución con las tres direcciones de correo que tú quieras en la libreta de direcciones llamada “Proveedores”.
  16. Realizar Mailings.

Dichas instrucciones el curso que viene serán aumentadas en Asistencia a la Dirección dado que toda secretaria se deberá especializar en el apartado de Agenda y gestión de Tareas que nos permite todo Outlook Express.

POWER POINT

Teoría de Power Point
INTRODUCCIÓN:
Sin duda alguna el programa más popular de Office es el PowerPoint.

Sin embargo también es el que se usa con un estilo muy desenfadado y nada profesional.

Muchas veces pensamos que cargando de animaciones, transiciones, por doquier a los objetos de las diapositivas queda mejor. Sin embargo a nivel profesional, en las empresas, no hay que olvidar que la sencillez es sinónimo de elegancia y buena imagen.

Estas pues son algunas nociones/consejos a tener en cuenta en las presentaciones profesionales:

1. Una imagen vale más que mil palabras. Siempre es mejor poner una buena imagen y que sea comentada a poner mucha letra.

2. El tamaño de la letra ha de ser mínimo 18, nunca menor.

3. No hay que olvidar que la mayoría de los cañones-proyectores hoy por hoy ofrecen menor resolución que una pantalla de ordenador. Por ello es preferible "pasarse" de contraste entre color de fondo y color de letra porque no siempre los colores que se ven perfectamente en la pantalla se ven igual de bien luego a través de un cañón-proyector.

4. Se deben usar animaciones sencillas y únicas. Si hay que animar imágenes en varias diapositivas, mejor que sean siempre las mismas en todas ellas.

5. Los botones de acción deberán tener siempre el mismo tamaño, y siempre el mismo color de letra. No hay que olvidar que cuanto más claro sea dicho color primero se verán dichas letras. No se puede poner en una presentación profesional diferentes colores, dando a entender que es una presentación para niños de infantil en vez de profesionales de empresa.

6. Si una misma presentación tiene partes homogéneas (por ejemplo un catálogo que tuvieras diferentes referencias para distintos productos) deberemos ofrecer un color de fondo distinto para las diapositivas referidas a cada parte.

7. Si la presentación es interactiva para el cliente, jamás debemos programarla para que avance ella sola. Es toda una contradicción.

8. No podemos en una misma presentación tener fotografías reales y fotografías "trucadas". Si se usan fotos a color, no poner fotos animadas, en blanco y negro, de marca de agua, etc... Todas han de ser del mismo estilo.  Del mismo modo cuidar la resolución, a veces contemplamos fotos de gran calidad junto a fotos muy pixeladas.

9. Ojo con las fotos: ninguna ha de tener alteradas las proporciones de altura y anchura al ponerlas sobre una diapositiva o en el hueco que consideremos apropiado.

10. Por último, mantener una armonía de colores pastel, que invitan a una contemplación relajada. No podemos poner entre tonos azules turquesa tonos fosforitos de repente.

¿Cómo animar textos correctamente?
Animación, PERSIANAS VERTICALES, Opciones de efectos, POR PALABRA con un 60 a 80% retardo.
Si queremos animar por párrafos, tenemos que ir a la pestaña “animación de Texto”, y elegir siempre el mayor de los números de párrafo que nos indique
Animaciones en general: 


¿Cómo poner “algo” que debe ir en todas las diapositivas?
Podemos hacer lo de siempre, copiar y pegar ese algo una por una.
Pero debemos ejecutar el Patrón de diapositivas y pegarlo o ponerlo ahí.
Ejemplo un corazón abajo en la esquina derecha.
El patrón está en: VISTA, Patrón de diapositivas.

Hipervínculos
Power Point 2007. 

Power Point 2010. 

Se pueden enlazar cualquier objeto de cualquier diapositiva, bien a web, bien a emails, o bien a otra diapositiva. Incluso a archivos distintos del Power Point.
Esto se puede hacer de dos formas: Con acciones o con hipervínculos de textos.
Ejemplo: Acción texto izquierda.
Hipervínculo o hipertexto, texto derecha.
Se hace con INSERTAR hipervínculo o Acción

Colores de los hipervínculos
NUNCA HA DE HABER colores diferentes en una diapositiva en sus textos. No es estético.
Si dejamos los colores preestablecidos para los hipertextos, éstos cambiarán de color cuando son visitados Y NO DEBE NUNCA SER ASÍ.
Se conseguirá poniendo el mismo color a los hipertextos visitados y no visitados.
¿dónde?
DISEÑO, Colores, Crear nuevos colores del tema e igualando el color deseado en hipervínculo e hipervínculo visitado.

Cuidado con los colores…
Es muy importante tener en cuenta dos cosas:
1. los colores de fondo y del texto han de ser lo suficientemente diferentes para que se vea el texto con claridad.
Para ello al menos ha de haber dos filas mínimo de separación en el cuadro de colores.
2. la resolución del cañón siempre es peor que la de la pantalla del ordenador.

Presentaciones automáticas o documentales…


Consisten en Presentaciones que independientemente del numero de sus diapositivas, se animan ellas solas hasta el final, y vuelven a empezar si es necesario.
Por tanto, no hay que tocar el ratón para nada.
¿cómo se hacen? Necesario dos fases:
1ª Configurar todas las diapositivas con animaciones “Después de la Anterior” o “con la anterior”. Nunca “hacer clic”.
2ª Decirle que al terminar, empiece de nuevo por la primera diapositiva.
Primera fase:
Para estar seguros de que verdaderamente, no hay ninguna animación con el inicio “hacer clic”, se deberá ejecutar PRESENTACIÓN CON DIAPOSITIVAS, Ensayar Intervalos.
También es muy útil para ajustar la presentación a ritmos de música.
Segunda fase:
Para que vuelva e empezar desde la ultima diapositiva hay que marcar:
PRESENTACIÓN CON DIAPOSITIVAS, Configurar Presentación, y marcar la opción Repetir el ciclo hasta presionar ESC

Añadir Voz.
Podemos personalizar una diapositiva añadiendo comentarios de voz, utilizando la grabadora del power point.
No olvidemos que grabar a alguien sin su permiso esta tipificado como delito en el código penal español.
Se activa en PRESENTACIÓN CON DIAPOSITIVAS, Grabar narración

Hipervínculo a email
Para contactar con nosotros pulse aquí
Seleccionar, Insertar, Hipervínculo y elegimos Dirección de correo electrónico
Y escribimos el correo que sea, nos saldrá mailto de forma automática.
Es conveniente escribir en Asunto: algo que identifique el origen del mensaje.

Hipervínculo a una web

Poner un enlace a la web: www.salesianospizarrales.com
Seleccionar, insertar hipervínculo y elegir Archivo o página Web existente
En Dirección: se escribe la dirección completa, Sale http//: de forma atumática.

Añadir un grafico
Insertar Gráfico.
Lleva la misma configuración de un gráfico en Excel. Pero la gran aportación del Power Point es su poder para animarlo por “partes” (categorías o series).

Añadir un diagrama
Insertar SmartArt y nos sale una ventana desde donde elegir el tipo de diagrama que necesitemos
Elijamos el modelo que elijamos nos sale una barra de herramientas desde donde añadir niveles a los diagramas, incluso con un botón de autoformato para cambiar su forma.

Añadir sonidos
Insertar sonido de archivo, y elegimos el sonido que deseemos…
Cuando lo hayamos puesto nos sale un icono amarillo en forma de altavoz.
Podemos en la “animación del sonido configurar lo siguiente:
Un sonido por diapositiva
Un sonido para varias diapositivas: tendríamos que decir que se detenga la audición después de x diapositivas (en la imagen 11) 
En la tercera solapa podemos hacer que no se vea el icono amarillo al animar –es como debe de estar siempre-

Animación de objetos…
Todos los objetos tiene una tercera solapa en la ventana de Efectos de animación.
En esa tercera solapa se consigue animar lo característico de cada objeto…

Crear una presentación .pps
Cuando creamos un archivo de power point, se crea automáticamente con la extensión .ppt, es decir que al abrir el archivo se abre todo el programa.
Sin embargo si creamos un archivo y lo guardamos como .pps el archivo así creado al abrirlo se proyecta automáticamente sin abrir el programa previamente.
Para ello en la ventana de Guardar Como elegiremos la opción de Tipo de archivo ".pps".

Impresión de un power point
Archivo Imprimir, tanto Diapositivas, como documentos.

Insertar un vídeo de Youtube en el PowerPoint 2007

Insertar un vídeo de Youtube en el PowerPoint 2010


Lanzar la presentación con dos pantallas. Patrón de notas.


Curiosidad


Edición sencilla de Vídeos con Movie Maker



Movie Maker.

En el sistema operativo Windows, y siempre que se use legalmente, se pude instalar gratuitamente desde Windows Essentials (http://windows.microsoft.com/es-es/windows/movie-maker), un programa sencillo pero bastante aceptable en cuanto a resultados de calidad para editar vídeos y cuyo manejo es bastante fácil e intuitivo.

Os dejo aquí tres vídeos tutoriales con los que rápidamente podréis interpretar cómo manejarlo.
¡Ánimo y al toro!

Movie Maker - Windows 8 - Tutorial completo (español)


Movie Maker tutorial - Música y sonido de un video



Movie Maker 2013. Tutorial uso correcto herramienta de recorte

martes, 8 de diciembre de 2015

NAVEGACIÓN ÉTICA, SEGURA Y LEGAL

NAVEGACIÓN ÉTICA, SEGURA Y LEGAL EN INTERNET.

La navegación segura, ética y legal en Internet es algo fundamental tanto en la vida privada como en la vida profesional.

Vamos a estudiar en este tema aspectos sobre estos conceptos clave.

Cuando se habla de navegación ética se está aludiendo a los aspectos de "saber estar" en la red, de "saber hacer lo correcto" tanto desde el punto de visa de respeto a los demás usuarios de la red como de respeto por lo publicado y accesible desde la red.

En términos de empresa se ha de hacer hincapié en lo importante de citar las fuentes de dónde sacamos la información para realizar informes, etc, así como también respetar la netetiquete (o el protocolo de internet) que pueda tener que cumplirse tanto en un chat, en una red social, etc...

Términos como privacidad, protección de datos, respeto a la propiedad intelectual, etc... cobran especial importancia en este punto.

A su vez no hemos de olvidar la responsabilidad que tenemos de navegar por web apropiadas tanto para el objetivo que perseguimos con la navegación como con el tiempo que dedicamos a dicha navegación.

No sería adecuado que durante la jornada laboral estuviéramos viendo las web de cines para luego elegir con los amigos a que película ir, o bien tener conectado nuestro Facebook en el ordenador del trabajo.

Por navegación segura se hace referencia a la navegación por web conocidas, de contenidos apropiados, libres de virus, así como entablar relaciones con personas conocidas o bien mantener nuestros datos personales a salvo cuando entremos en contacto con personas desconocidas.

En algunos puestos de trabajo, sobre todo en los relacionados con los departamentos comerciales donde entramos en contacto con nuevos y "desconocidos" clientes, lógicamente se tratara de compartir con ellos datos corporativos de empresa, sin poder abusar de confianzas personales y rápidamente abrirnos a compartir cuestiones o datos más personales como familiares, hobbies, costumbres, etc.

Si con los desconocidos hemos de tener cuidado mucho más con clientes, proveedores, acreedores o deudores de la empresa.

A su vez es necesario tener muy claro que web son fiables a efectos de buscar información para elaborar informes, estadísticas, datos, etc de las no fiables. Y es que mantener un nivel de seguridad en Internet supone no olvidar que no todo lo que está en Internet es verdadero.

Por navegación legal obviamente se hace referencia a cumplir la ley en todo momento. Esto supondrá tener en cuenta que determinadas conductas pueden dar lugar a un delito que puede tener consecuencias duras.
A modo de recordatorio general no olvides que todo lo que suponga un delito en el mundo real que se pueda hacer en el mundo virtual (insultar, decir mentiras, falsa publicidad, falsear datos o números, no cumplir trámites legales, no cumplir plazos de tiempos,...) también supondrá el mismo delito en el ciberespacio que en el mundo real.

A estos supuestos como veremos en el tema del correo electrónico usar CC en vez de CCO para mandar a varios destinatarios un mismo email, se puede incurrir en un delito grave contra la intimidad personal. Mismo delito que si creamos un grupo de wassap sin permiso de los integrantes.

A estos efectos vamos a trabajar por grupos diversos conceptos utilizando como material las tutorias que se pueden descargar desde los siguientes enlaces:

  1. Luces y sombras de Internet: NO TODO LO QUE ESTÁ EN LA RED ES VERDADERO. Abordaría la necesidad de concretar una serie de pautas para valorar la fiabilidad de las páginas web sobre cualquier tema. 

  2. No te engañes: se tú mismo en el mundo real y en el Ciberespacio, OJO AL CHAT Por muy mal que se vean nuestros menores en el mucho normal hay que hacerles ver que seguro que tienen múltiples virtudes que compartir y con las que enriquecer a los demás en el mundo real. Lo mismo ocurrirá en el Ciberespacio. Hay que hacerles ver que el anonimato no puede ser plataforma de engaño, sino una oportunidad de darse a descubrir como realmente se es.
  3. Empatía en la Red: NO TODO LO QUE SE HACE EN LA RED ES BUENO O ÉTICO Hay que enseñar a nuestros menores que no hagan en Internet aquello que no les gustaría que les hicieran a ellos. Igual que ocurre en el mundo normal.
  4. Las normas son necesarias, no seas ilegal: NO TODO LO QUE SE PUEDE HACER EN LA RED ES LEGAL Es absolutamente necesario ilustrar a los menores sobre que es legal o ilegal en la Red. Se trata de hacerles ver lo que es legal y lo que no, y de que en la Red siempre se deja huella, no hay nada anónimo en la Red.
  5. Los virus circulan en la Red dentro de archivos que mandas y te mandan: NO TODO LO QUE ESTÁ EN LA RED ES BUENO. Con esta tutoría se pretende animar a los menores a estar atentos ante la posibilidad de sufrir ataques de virus. Se pretende aquí describir los tipos de virus para que nunca bajen la guardia.
  6. Las fotos dan más información de nosotros de lo que creemos. NO TODO LO QUE PUBLIQUES EN LA RED LO VAS A PODER QUITAR DESPUÉS. Es muy importante concienciar a los menores que las fotos que publican siempre podrá verlas cualquiera, nunca podrán ya quitarlas y pueden ser capturadas por cualquiera.
  7. El peligro de la adicción a Internet: NO SIEMPRE DOMINAS TU LA RED. SÉ PRUDENTE, ELLA TAMBIÉN PUEDE DOMINARTE A TI.En esta tutoría se pretende concienciar a los alumnos de que Internet usada en exceso puede ser tan perjudicial como cualquier tipo de adicciones del mundo normal.
  8. Hay que seguir un protocolo en Internet cuyo nombre es NETIQUETE. TAMBIÉN SE PUEDE SER EDUCADO EN LA RED.Conviene hacerles pensar cuáles son los modales a cumplir en la Red como personas bien educadas.